רוב העסקים שמחפשים ניהול הוצאות והכנסות לעסק מגלים את אותו דבר: כל כלי שהם בודקים חזק בצד אחד וחלש בשני. זו לא יד המקרה ולא חוסר בתחרות. זה נובע מהאופן שבו שני סוגי המסמכים מגיעים אליכם מלכתחילה.
למה אף מערכת לא באמת מנהלת לכם גם הכנסות וגם הוצאות
הוצאות מגיעות אליכם מעצמן. ספק שולח חשבונית למייל, חברת הסליקה שולחת מסמך חודשי, מישהו זורק לכם קבלה בוואטסאפ. אתם לא מייצרים את המסמכים האלה, אתם מקבלים אותם. לכן אפשר לאסוף אותם אוטומטית, כי יש ערוץ קיים שדרכו הם כבר עוברים היום.
הכנסות עובדות הפוך. את חשבונית המס ללקוח אתם מפיקים. היא לא מגיעה לשום תיבה שלכם, כי היא יוצאת החוצה. אין ערוץ נכנס לסרוק ואין מה לחבר. בלי שתזרימו למערכת את מה שהוצאתם, אין לה שום דרך לדעת שהעסק קיבל כסף.
זו לא מגבלה של טכנולוגיה, זו מגבלה של כיוון. וכל מי שמבטיח לכם תמונה פיננסית מלאה אוטומטית, בלי להסביר מאיפה מגיע צד ההכנסות, מוכר לכם חצי מהסיפור.
מה כל סוג מערכת באמת עושה
תסתכלו על מי שמדורג היום על החיפוש הזה ותגלו שכולם יושבים באותו קצה של המשוואה.
| סוג הכלי | הכנסות | הוצאות |
|---|---|---|
| מערכת חשבוניות (EasyCount, חשבשבת, QuickBooks) | מתועדות מעצמן, אתם מפיקים משם | מוזנות ידנית |
| כלי לאיסוף הוצאות | מוזנות ידנית | נאספות לבד מהמייל ומוואטסאפ |
| אקסל | ידני | ידני |
מערכת חשבוניות יודעת בדיוק כמה הכנסתם, כי היא זו שהוציאה את המסמך. שאלו אותה כמה הוצאתם והיא תחזיר לכם את מה שהקלדתם, לא יותר. כלי לאיסוף הוצאות יודע בדיוק כמה יצא, כי המסמכים עוברים דרכו. את ההכנסות הוא לא רואה עד שתראו לו אותן.
אף אחד מהם לא משקר. פשוט כל אחד נבנה לפתור את הצד שהוא רואה. אם אתם משווים כלים כרגע, שווה לקרוא גם על ההבדל בין תוכנה לניהול הוצאות לאקסל, כי השאלה הזו חוזרת בדיוק באותה נקודה.
וזו בדיוק הסיבה ששני הסוגים עובדים טוב יחד ולא אחד במקום השני. מערכת החשבוניות מחזיקה את צד ההכנסות, כלי האיסוף מחזיק את צד ההוצאות, ו-OptiPay מייצאת להנהלת החשבונות שלכם כדי ששני הצדדים ייפגשו באותו מקום.
איך מכניסים את שני הצדדים לאותו מסך
הכלל המעשי פשוט: תנו לצד שמגיע אליכם להיאסף לבד, והשקיעו את המאמץ הידני היחיד בצד שיוצא מכם. זה מה שהופך עבודה של שעות בסוף חודש לכמה דקות באמצע החודש.
את ההוצאות מחברים פעם אחת. מחברים את תיבת הג'ימייל או האאוטלוק ואת הוואטסאפ, והמסמכים מתחילים להיאסף לבד. הסריקה הראשונה עוברת גם על ההיסטוריה, אז לא מתחילים מדף ריק, ומכאן כל תיבה מסונכרנת אוטומטית. הצד הזה מכוסה בהרחבה במדריך על סריקת חשבוניות ואיסוף אוטומטי, וגם בעמוד האינטגרציות שמסביר מאילו ערוצים המסמכים מגיעים.
את ההכנסות מזרימים פנימה. את החשבוניות שהפקתם ללקוחות אפשר להעלות ידנית או להעביר לתיבה המחוברת. ב-OptiPay מזינים את מספר העוסק או הח.פ בהגדרות, והמערכת מזהה לבד שחשבונית שנושאת את המספר שלכם כמוציא המסמך היא הכנסה ולא הוצאה. בלי המספר הזה אין לה דרך להבדיל, כי מבחינת המסמך שתי החשבוניות נראות אותו דבר: אותו פורמט, אותם שדות, אותו סכום.
ואז מסתכלים על שני הצדדים יחד. בפנקס יש מתג בין הוצאות, הכנסות והכול יחד, וקטגוריה נפרדת של הכנסות וזיכויים. ברגע ששני הצדדים על אותו מסך, השאלה משתנה: לא כמה שרפתי החודש, אלא כמה נשאר לי.
שימו לב להבחנה: ההוצאות נאספות אוטומטית כי הן מגיעות אליכם. ההכנסות דורשות פעולה אחת מכם, כי הן יוצאות מכם. מערכת שמתארת את שני הצדדים כאוטומטיים לגמרי לא מסבירה לכם מאיפה היא לוקחת את חשבוניות המס שהפקתם.
למה זה משנה דווקא בסוף החודש
עסק שרואה רק הוצאות יודע כמה כסף יצא. הוא לא יודע אם הרוויח.
זה נשמע טריוויאלי עד שמגיע דיווח מע"מ ומגלים שהמספרים לא מסתדרים, או שרואה החשבון מבקש את שני הצדדים ומתחיל מרוץ חיפושים. רוב הבלאגן של סוף החודש הוא לא חוסר בנתונים, אלא נתונים שיושבים בשני מקומות שונים שאף אחד לא הצליב ביניהם. אם אתם רוצים לראות איך נראית העברה מסודרת לרואה החשבון, יש על זה מדריך נפרד.
וזו גם הסיבה האמיתית שאקסל נשבר. גיליון הוצאות עובד מצוין, ואפשר להחזיק אותו שנים. ברגע שמנסים לנהל בו גם הכנסות, צריך להצליב שני מקורות שמגיעים בקצב שונה, בפורמט שונה ובתאריכים שלא תמיד מסתדרים. הגיליון לא קורס מרוב שורות, הוא קורס מרוב הצלבות ידניות שאף אחד לא מספיק לעשות בזמן.
איך זה נראה על חודש אחד
קחו עצמאי שמפיק ארבע חשבוניות ללקוחות ומקבל שלושים ושתיים חשבוניות מספקים, כולל אחסון, סליקה, מנויי תוכנה ודלק.
שלושים ושתיים ההוצאות נכנסות לבד: הן כבר מגיעות למייל ולוואטסאפ, וברגע שהתיבה מחוברת הן נאספות ומסווגות בלי שאף אחד נוגע בהן. ארבע ההכנסות דורשות פעולה אחת, להעלות או להעביר את החשבוניות שהופקו.
היחס הזה הוא כל הפואנטה. שמונים ושמונה אחוז מהמסמכים מטופלים אוטומטית, והמאמץ הידני מצטמצם לארבעה קבצים בחודש. זה הפער בין סוף חודש שלוקח ערב שלם לסוף חודש שלוקח כמה דקות.
מה לבדוק לפני שבוחרים כלי
לפני שאתם משלמים על משהו, שאלו את ארבע השאלות האלה. הן מפרידות מהר בין כלים שמתאימים לכם לכאלה שלא.
- מאיזה צד מגיע רוב הכאב שלכם? אם אתם מפיקים שלוש חשבוניות בחודש ומקבלים ארבעים, הצד הכואב הוא ההוצאות. אם זה הפוך, תתחילו ממערכת חשבוניות.
- מה קורה לצד השני? תשאלו במפורש איך הצד שהכלי חלש בו נכנס פנימה. אם אין תשובה ברורה, הוא לא ייכנס.
- איך המערכת מבדילה בין חשבונית שהוצאתם לחשבונית שקיבלתם? אם אין מנגנון זיהוי, מישהו יסווג ידנית כל מסמך.
- מה יוצא בסוף לרואה החשבון? קובץ מסודר עם שני הצדדים, או ערימה שצריך לעבור עליה.
מי שרוצה רשימה מפורטת יותר לבחירת מערכת ימצא אותה במדריך על בחירת מערכת לאיסוף חשבוניות. ואם אתם כבר יודעים מה אתם צריכים, דף המחירים מראה מה כלול בכל מסלול.
שאלות נפוצות
אפשר לנהל הכנסות והוצאות באותה מערכת?
כן, אבל שווה לדעת מראש שכל מערכת חזקה בצד אחד. מערכות חשבוניות חזקות בהכנסות, כלי איסוף חזקים בהוצאות. הפתרון המעשי הוא לבחור לפי הצד שגוזל מכם יותר זמן, ולהזרים אליו את הצד השני.
איך המערכת יודעת שחשבונית היא הכנסה ולא הוצאה?
לפי מספר העוסק או הח.פ. חשבונית שאתם הוצאתם נושאת את המספר שלכם כמוציא המסמך. ב-OptiPay מזינים אותו פעם אחת בהגדרות, ומשם הזיהוי אוטומטי לכל מסמך שנכנס.
ההכנסות נאספות אוטומטית כמו ההוצאות?
לא, וזה מכוון. חשבונית שהפקתם יוצאת מהעסק ולא מגיעה לשום תיבה שלכם, אז אין מאיפה לאסוף אותה. צריך להעלות אותה או להעביר אותה לתיבה המחוברת, ומשם הסיווג אוטומטי.
מה ההבדל בין זה לבין הנהלת חשבונות?
הנהלת חשבונות היא הדיווח הרשמי, והאחריות עליו נשארת אצל רואה החשבון. ניהול הכנסות והוצאות הוא כלי ניהולי: לראות תוך כדי החודש מה נכנס ומה יצא, כדי לקבל החלטות בזמן ולא רק לדווח בדיעבד.
כמה זמן לוקח להתחיל?
חיבור התיבה לוקח דקות ספורות והסריקה הראשונה רצה ברקע. הצד של ההכנסות דורש שתזינו את מספר העוסק פעם אחת ותעלו את החשבוניות שהפקתם, ומשם זה חלק מהשגרה ולא פרויקט.
