סריקת חשבוניות ואיסוף חשבוניות אוטומטי לעסק

חשבוניות וקבלות הן חלק בלתי נפרד מהפעילות של כל עסק, אבל בפועל הן מגיעות ממגוון רחב של מקורות: חלקן נשלחות במייל, אחרות מגיעות ב-WhatsApp, יש מסמכים שמופיעים כקובץ PDF ויש גם חשבוניות שנשלחות רק כקישור להורדה.

התוצאה היא שבעלי עסקים רבים מבלים זמן רב בחיפוש, בהורדה, בשמירה, במיון ובהעברת מסמכים לרואה החשבון. לעיתים מסמכים נשכחים, חשבוניות הולכות לאיבוד והוצאות עסקיות כלל אינן נכנסות לדיווח.

סריקת חשבוניות ואיסוף חשבוניות אוטומטי הם דוגמה מצוינת ליישום של AI ואוטומציה בעסק. במקום לחפש בכל סוף חודש אחר מסמכים מפוזרים, מערכת לאיסוף וסריקת חשבוניות כמו OptiPay מאתרת, קוראת ומרכזת אותם במקום אחד.

למה איסוף חשבוניות ידני כבר לא מספיק?

בעבר רוב החשבוניות התקבלו בדואר או הודפסו ונשמרו בקלסר. היום התמונה שונה לחלוטין.

עסק ממוצע עשוי לקבל חשבוניות מספקי תוכנה במייל, קבלות על רכישות ב-WhatsApp, מסמכים מחברות תקשורת דרך אזור אישי וחשבוניות משירותים דיגיטליים באמצעות קישור. כאשר כל מסמך מגיע בדרך אחרת, קשה לשמור על סדר לאורך זמן.

איסוף ידני עלול ליצור כמה בעיות:

• חשבוניות נשכחות בתיבת המייל
• קבלות שמתקבלות ב-WhatsApp אינן מועברות להנהלת החשבונות
• מסמכים נשמרים בתיקיות שונות וללא סדר קבוע
• אותה חשבונית מועברת יותר מפעם אחת
• זמן רב מתבזבז בחיפוש ובהורדת קבצים
• הוצאות עסקיות אינן נכנסות לדיווח
• סוף החודש הופך לתהליך לחוץ ולא מסודר

הבעיה אינה רק אדמיניסטרטיבית. חשבונית שלא נמצאה בזמן עלולה להפוך להוצאה שלא הועברה לטיפול, ולכן גם לכסף שנשאר על הרצפה. איסוף חשבוניות הוא הבסיס לניהול הוצאות מסודר, וזו בדיוק הסיבה לכך שיותר עסקים בוחנים מעבר מתהליכים ידניים אל אוטומציה עסקית, שמבצעת משימות חוזרות בצורה עקבית ומסודרת.

מהי סריקת חשבוניות אוטומטית?

סריקת חשבוניות אוטומטית היא תהליך שבו מערכת דיגיטלית מאתרת חשבוניות וקבלות, קוראת את המידע שמופיע בהן ומרכזת אותו בצורה מסודרת.

המערכת יכולה להתחבר למקורות שבהם העסק מקבל מסמכים, כמו Gmail או Outlook, לזהות הודעות רלוונטיות ולחלץ מהן קבצים מצורפים או קישורים לחשבוניות. לאחר מציאת המסמך, נעשה שימוש בטכנולוגיות OCR ובינה מלאכותית כדי לזהות את פרטי ההוצאה.

המערכת עשויה לזהות, בין היתר:

• שם הספק
• תאריך החשבונית
• סכום העסקה
• סכום המע״מ
• מספר החשבונית
• סוג המסמך
• קטגוריית ההוצאה
• קובץ המקור

במקום להקליד את כל הפרטים באופן ידני, בעל העסק מקבל מסמך שכבר עבר סריקה וארגון ראשוני. השילוב בין כללי אוטומציה קבועים לבין יכולות AI מאפשר למערכת לא רק להעביר קבצים ממקום למקום, אלא גם להבין את תוכנם, לסווג אותם ולחלץ מהם מידע שימושי.

ב-OptiPay התהליך כולל איתור החשבונית, חילוץ הנתונים, סיווג ההוצאה והצגתה במרכז הוצאות אחד. זהו גם הבסיס למעקב הוצאות אוטומטי שרץ ברקע לאורך כל החודש.

איך עובד איסוף חשבוניות מהמייל?

איסוף חשבוניות מהמייל מתחיל בדרך כלל בחיבור מאובטח של תיבת Gmail או Outlook למערכת.

לאחר החיבור, המערכת מחפשת הודעות שעשויות להכיל חשבוניות, קבלות או מסמכי הוצאה. היא בודקת את תוכן ההודעה, את שם השולח, את נושא המייל, את הקבצים המצורפים ולעיתים גם את הקישורים שמופיעים בגוף ההודעה.

התהליך כולל בדרך כלל כמה שלבים:

1. חיבור חשבון המייל למערכת
2. איתור הודעות רלוונטיות
3. זיהוי קובצי PDF, תמונות או קישורים
4. הורדת המסמך או קריאת התוכן שלו
5. חילוץ פרטי החשבונית
6. סיווג ההוצאה
7. שמירת המסמך במרכז ההוצאות

באמצעות חיבור Gmail או Outlook ל-OptiPay, החשבוניות יכולות להתחיל להיכנס למערכת באופן אוטומטי, ללא צורך להעביר כל הודעה או קובץ באופן ידני.

בעלי עסקים שרוצים להבין אילו הרשאות נדרשות וכיצד נעשה שימוש בנתוני החשבון יכולים לקרוא גם על פרטיות ונתוני Gmail ב-OptiPay.

אחד הדברים החשובים שכדאי לבדוק הוא האם המערכת מסוגלת לאתר חשבוניות שמגיעות דרך קישור. ספקים רבים כבר אינם מצרפים את החשבונית עצמה למייל. במקום זאת, הם שולחים הודעה עם כפתור כמו "לצפייה בחשבונית" או "הורדת קבלה". מערכת שמחפשת רק קבצים מצורפים עלולה לפספס את המסמכים האלה.

OptiPay תומכת גם באיסוף חשבוניות שמגיעות כקישור: המערכת פותחת את הקישור, מושכת את המסמך ומחלצת את פרטי ההוצאה.

איסוף חשבוניות מ-WhatsApp

WhatsApp הפך לערוץ עבודה מרכזי עבור עסקים רבים. ספקים, נותני שירותים ועובדים שולחים דרכו צילומי קבלות, חשבוניות וקבצים.

הבעיה היא שמסמך שנשלח ב-WhatsApp עלול להישאר בשיחה ולהישכח, במיוחד כאשר מדובר בצילום שבוצע בזמן נסיעה, פגישה, רכישה או ארוחה עסקית.

מערכת לאיסוף חשבוניות יכולה לאפשר לבעל העסק לצלם את הקבלה או להעלות את המסמך ישירות דרך WhatsApp. לאחר השליחה, המסמך נסרק והפרטים שלו מתווספים למרכז ההוצאות.

באמצעות בוט ה-WhatsApp של OptiPay, ניתן לשלוח תמונה, קובץ או קישור לחשבונית. הבוט מעלה את המסמך, קורא אותו ומסווג את ההוצאה באופן אוטומטי.

לדוגמה, בעל עסק שקיבל קבלה במסעדה יכול לצלם אותה מיד ולשלוח למערכת, במקום לשמור את הנייר בארנק ולקוות לזכור אותו בסוף החודש.

זהו פיצ'ר משמעותי במיוחד, משום שהוא מסייע לאסוף הוצאות קטנות שלעיתים נשכחות. כאשר מצטברים עשרות מסמכים כאלה לאורך השנה, מדובר בסכומים שיכולים להיות משמעותיים לעסק.

מהם היתרונות של סריקת חשבוניות באמצעות AI?

השימוש בבינה מלאכותית בתהליך סריקת החשבוניות מאפשר למערכת להבין את מבנה המסמך ולא רק לקרוא טקסט פשוט.

חשבוניות שונות זו מזו בעיצוב, בסדר השדות, בשפה ובפורמט. הסכום עשוי להופיע בראש המסמך, בתחתיתו או בתוך טבלה. גם שם הספק, המע״מ והתאריך אינם תמיד מוצגים באותו מקום. מערכת מבוססת AI יכולה לנתח את המסמך ולנסות לזהות את הנתונים החשובים גם כאשר המבנה משתנה.

פחות עבודה ידנית

אין צורך לפתוח כל חשבונית, להעתיק את הנתונים ולשמור אותה בתיקייה המתאימה.

איתור מהיר של מסמכים

במקום לחפש לפי שם הספק בתיבת המייל, ניתן לחפש את החשבונית במרכז הוצאות מסודר.

צמצום טעויות

הקלדה ידנית עלולה להוביל לטעויות בסכומים, בתאריכים או בפרטי הספק. סריקה אוטומטית מצמצמת את היקף ההקלדה.

פחות חשבוניות אבודות

המערכת יכולה לאתר מסמכים בתיבת המייל ולהפחית את הסיכון לכך שהם יישכחו.

תמונת מצב טובה יותר

כאשר ההוצאות מרוכזות במקום אחד, קל יותר להבין כמה העסק הוציא, על מה הוציא ואילו מסמכים עדיין חסרים.

חיסכון בזמן

במקום להקדיש כמה שעות בסוף כל חודש לאיסוף חשבוניות, אפשר לנהל את התהליך באופן שוטף.

באמצעות מרכז ההוצאות של OptiPay, ניתן לרכז את המסמכים, לחפש חשבוניות לפי פרטים שונים ולראות את ההוצאות בצורה מסודרת במקום אחד. מכיוון שהמערכת מזהה גם את סכום המע״מ בכל קבלה, קל יותר להכין את החומר לדיווח.

סריקת חשבוניות לרואה חשבון

אחת המטרות המרכזיות של איסוף חשבוניות היא הכנת החומר לרואה החשבון או למנהל החשבונות.

בעסקים רבים התהליך עדיין מתבצע באמצעות שילוב של מיילים, תיקיות בענן, הודעות WhatsApp וקבצים שמועברים בנפרד. שיטת עבודה כזאת מקשה להבין אילו חשבוניות כבר נשלחו ואילו עדיין חסרות.

מערכת לסריקת חשבוניות יכולה לעזור לרכז את כל המסמכים לפי חודש, ספק, סוג מסמך או קטגוריית הוצאה. כך ניתן:

• לראות אילו חשבוניות כבר נמצאו
• לזהות מסמכים חסרים
• לצמצם שליחה כפולה
• לארגן את ההוצאות לפי תקופה
• להכין את החומר בצורה מסודרת יותר
• לחסוך זמן לבעל העסק ולהנהלת החשבונות

OptiPay מאפשרת לייצא דוחות ומסמכים לרואה החשבון בפורמטים כמו Excel, PDF, CSV ו-ZIP, בהתאם לצורת העבודה הרצויה.

חשוב להדגיש שמערכת לסריקת חשבוניות אינה מחליפה את רואה החשבון. היא משפרת את שלב איסוף המסמכים, ארגונם והכנתם להמשך הטיפול החשבונאי.

מה חשוב לבדוק כשבוחרים אפליקציה לאיסוף חשבוניות?

לא כל מערכת מציעה את אותן היכולות. לפני שבוחרים פתרון, כדאי לבדוק כיצד הוא מתאים לצורת העבודה של העסק.

חיבור ל-Gmail ול-Outlook

עסקים עובדים עם מערכות מייל שונות. חשוב לוודא שהמערכת תומכת בשירות שבו העסק משתמש.

תמיכה ב-WhatsApp

כאשר חלק מהחשבוניות מתקבלות בנייד, אפשרות לצלם ולהעלות מסמך דרך WhatsApp יכולה לחסוך זמן רב.

זיהוי חשבוניות מתוך קישורים

כדאי לבדוק שהמערכת אינה מסתמכת רק על קבצים מצורפים, אלא יודעת לזהות גם חשבוניות שמגיעות באמצעות קישור.

שימוש ב-OCR ובינה מלאכותית

סריקה איכותית צריכה לזהות את פרטי המסמך ולהפוך אותם למידע שניתן לחפש, לסנן ולנהל.

זיהוי כפילויות

כאשר אותה חשבונית נשלחת בכמה ערוצים, חשוב שהמערכת תדע להתריע על כפילויות.

אבטחת מידע והרשאות

המערכת מקבלת גישה למידע עסקי וחשבונאי, ולכן חשוב לבדוק כיצד נשמר המידע, אילו הרשאות נדרשות ואילו מנגנוני אבטחה קיימים. ניתן לקרוא בהרחבה על הצפנת מידע, אימות דו-שלבי, גיבויים ובדיקות חיצוניות בעמוד אבטחה ב-OptiPay.

חיפוש וסינון

מומלץ לבחור מערכת שמאפשרת לחפש מסמכים לפי ספק, תאריך, סכום, קטגוריה או סוג מסמך.

ממשק פשוט בעברית

מערכת טובה צריכה להיות ברורה גם למשתמש שאינו איש טכנולוגיה.

אפשרות להתנסות

תקופת ניסיון מאפשרת לבדוק האם המערכת אכן מתאימה להרגלי העבודה של העסק. לפני שמקבלים החלטה, ניתן לבדוק את מחירי OptiPay והמסלולים לניהול הוצאות.

איך OptiPay מרכזת את הוצאות העסק?

OptiPay נועדה לעזור לבעלי עסקים לאתר, לסרוק ולרכז חשבוניות וקבלות במקום אחד.

המערכת מאתרת חשבוניות אוטומטית מ-Gmail ומ-Outlook, כולל מסמכים שמתקבלים באמצעות קישורים. בנוסף, ניתן לצלם ולהעלות הוצאות דרך WhatsApp.

לאחר איתור המסמך, OptiPay מחלצת את פרטי ההוצאה, מסווגת אותה ומציגה אותה במרכז ההוצאות. כך ניתן לראות אילו חשבוניות נמצאו, לעקוב אחר ההוצאות ולרכז את החומר לקראת ההעברה לרואה החשבון.

במקום לעבור בכל סוף חודש בין תיבות מייל, שיחות WhatsApp ותיקיות, העסק מקבל מקום אחד שבו מרוכזים המסמכים והנתונים החשובים.

OptiPay פותחה על ידי Optimally, פתרונות אוטומציה ובינה מלאכותית לעסקים, מתוך ניסיון בבניית תהליכים שמחברים בין מערכות, מידע ופעולות חוזרות.

שאלות נפוצות על סריקת חשבוניות

האם אפשר לסרוק חשבוניות ישנות מהמייל?

הדבר תלוי ביכולות המערכת ובהרשאות שניתנו לה. מערכות מסוימות יכולות לסרוק גם הודעות ישנות ולאתר בהן מסמכים רלוונטיים.

האם אפשר לסרוק קבלות מצולמות?

כן. ניתן לסרוק גם תמונות של קבלות, כל עוד הצילום ברור והפרטים במסמך קריאים. מומלץ לצלם את הקבלה במלואה ובתאורה טובה.

האם אפשר לאסוף חשבוניות גם מ-Outlook?

כן. OptiPay מתחברת גם ל-Outlook וגם ל-Gmail ומאתרת חשבוניות בתיבות המחוברות.

האם המערכת מזהה חשבוניות שנשלחו כקישור?

כן. OptiPay יכולה לזהות חשבוניות הזמינות דרך קישור בגוף המייל או שנשלחות אל בוט ה-WhatsApp, לפתוח את הקישור ולשמור את המסמך במערכת.

האם סריקת חשבוניות מחליפה את רואה החשבון?

לא. המערכת עוזרת באיסוף, בסריקה, בסידור ובהכנת המסמכים. האחריות על הטיפול החשבונאי והדיווח נשארת בידי הגורמים המקצועיים.

האם אפשר להעביר את המסמכים לרואה החשבון?

כן. ניתן לרכז ולייצא את הוצאות העסק בפורמטים שמתאימים לשיתוף עם רואה החשבון.

האם OptiPay מאובטחת?

אפשר לקרוא על אמצעי ההגנה, ההצפנה, האימותים והספקים המעבדים מידע בעמודי האבטחה והפרטיות והנתונים.

האם עדיין צריך לבדוק את הנתונים?

כן. גם במערכת אוטומטית מומלץ לעבור על המסמכים ולוודא שהנתונים נקלטו בצורה נכונה, במיוחד כאשר מדובר בצילום לא ברור או במסמך בעל מבנה חריג.

לסיכום

סריקת חשבוניות ואיסוף חשבוניות אוטומטי יכולים להפוך תהליך ידני ומבולגן לחלק פשוט יותר בניהול העסק.

במקום לחפש חשבוניות במייל, לשמור צילומים מה-WhatsApp ולהעביר קבצים אחד אחרי השני, ניתן לרכז את המסמכים במערכת אחת, לזהות את פרטי ההוצאה ולהכין את החומר בצורה מסודרת יותר.

היתרון אינו מסתכם רק בחיסכון בזמן. איסוף מסודר עוזר לצמצם מסמכים אבודים, לשפר את השליטה בהוצאות ולהפחית את הסיכוי שהוצאות עסקיות יישארו מחוץ לדיווח.

נמאס לכם לחפש חשבוניות בכל סוף חודש? הצטרפו ל-OptiPay ורכזו חשבוניות וקבלות מ-Gmail, Outlook ו-WhatsApp במקום אחד. אפשר להתחיל ללא כרטיס אשראי ולהגדיר את המערכת בתוך דקות.

לעסקים המעוניינים לבדוק אילו תהליכים נוספים ניתן להפוך לאוטומטיים, אפשר גם לתאם שיחת ייעוץ עם צוות Optimally.