רוב החשבוניות שעסק מקבל היום לא נוגעות בנייר. הן מגיעות כ-PDF במייל, כקישור בהודעה או כקובץ ב-WhatsApp. ואז עולות שאלות פשוטות: האם הקובץ הזה הוא חשבונית לכל דבר? צריך להדפיס אותו? ומה עם החשבונית מהמוסך שצילמתם בטלפון?
חשבונית דיגיטלית, או בלשון הרשמית "מסמך ממוחשב", היא חשבונית שהספק שולח כקובץ במקום על נייר, לפי הכללים שבסעיף 18ב להוראות ניהול פנקסי חשבונות. כשהיא נשלחה לפי הכללים, היא חשבונית לכל דבר.
כמעט כל המדריכים ברשת נכתבו על ידי חברות שמוכרות תוכנה להפקת חשבוניות. הם מסבירים איך שולחים חשבונית דיגיטלית. המדריך הזה כתוב לצד השני: העסק שמקבל אותה.
מה הופך חשבונית במייל לתקפה
סעיף 18ב קובע את הכללים למשלוח מסמכים ממוחשבים. הם חלים על חשבונית, חשבונית מס, קבלה והודעת זיכוי. רובם חובות של הספק, אבל כדאי להכיר אותם כדי לדעת מה אמור להופיע על הקובץ שקיבלתם:
| התנאי | מה זה אומר |
|---|---|
| המסמך נרשם קודם במערכת החשבונות של השולח | הקובץ הוא העתק של מה שרשום אצלו, לא מסמך שנוצר בצד |
| על המסמך כתוב בבולט "מסמך ממוחשב" | זה הסימן הראשון לבדוק על קובץ שקיבלתם |
| הוא הופק אוטומטית מהמערכת או נסרק | בלי הקלדה נוספת של הפרטים |
| הוא חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת, לפי העניין | החתימה מאפשרת לזהות שינוי בקובץ אחרי שנחתם |
| השולח הודיע לפקיד השומה לפני המסמך הראשון | חובה של הספק, לא שלכם |
| המסמך נשלח רק למי שהסכים לקבל אותו | ההסכמה שלכם, בסעיף הבא |
ההסכמה שלכם לקבל חשבונית דיגיטלית
לפי סעיף 18ב(ג), ספק שולח מסמך ממוחשב רק למי שהביע את הסכמתו, בכתב או באופן ממוחשב, לקבל ממנו מסמכים ממוחשבים. ההסכמה ניתנת לפני המסמך הראשון ותקפה עד שמבטלים אותה. הספק שומר אותה כחלק ממערכת החשבונות שלו.
זה מה שעומד מאחורי ההודעות "אני מאשר לקבל חשבוניות במייל" שספקים מבקשים. מבחינת העסק שמקבל, אין סיבה לסרב: חשבונית בקובץ מגיעה מהר יותר, לא נעלמת בתיק ואפשר להעביר אותה לרואה החשבון בלי לסרוק.
חתימה דיגיטלית: מה היא אומרת ומה לא
חוק חתימה אלקטרונית מבחין בין שלוש דרגות:
- חתימה אלקטרונית: כל מידע או סימן אלקטרוני שהוצמד למסר.
- חתימה אלקטרונית מאובטחת: חתימה ייחודית לבעליה, שמאפשרת לזהות אותו, שהופקה באמצעי שבשליטתו הבלעדית ושמאפשרת לזהות שינוי שנעשה במסר אחרי החתימה.
- חתימה אלקטרונית מאושרת: חתימה מאובטחת שגורם מאשר רשום הנפיק לגביה תעודה אלקטרונית מאושרת.
סעיף 3 לחוק קובע שמסר החתום בחתימה מאובטחת קביל בכל הליך משפטי ומהווה ראיה לכאורה שלא שונה אחרי שנחתם. בפועל, זה מה שהחתימה על חשבונית ה-PDF נותנת לכם: הוכחה שהקובץ שבידיכם הוא בדיוק מה שהספק הפיק.
איך שומרים חשבונית דיגיטלית שקיבלתם
כאן נמצאת הטעות הנפוצה ביותר. לפי סעיף 25(ג2) להוראות, מסמך ממוחשב ששלח או קיבל הנישום, בחתימה האלקטרונית שבה נחתם, נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות.
כלומר, שומרים את הקובץ עצמו. הדפסה של ה-PDF ומחיקת המייל מאבדות את החתימה ואיתה את ההוכחה שהמסמך לא שונה. מי שמדפיס בשביל הסדר יכול להמשיך, אבל לצד הקובץ ולא במקומו.
כמה זמן? לפי סעיף 25(ג), שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנה, המאוחר מביניהם.
ומה עם חשבונית נייר שצילמתם?
חשבונית מהמוסך, מהחומרי בניין או ממסעדה עדיין מגיעה לפעמים על נייר. רבים מצלמים אותה וזורקים את המקור. ההוראות מאפשרות לשמור מסמך כסרוק ולבער את המקור, אבל בתנאים מחמירים. לפי נספח ו׳, מסמך סרוק הוא מסמך שמתקיימים בו כל אלה:
- הוא נרשם במערכת החשבונות.
- הוא עבר סריקה ממוחשבת ועל הקובץ כתוב בבולט "מסמך סרוק".
- הקובץ נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של הנישום או מי מטעמו, כאישור שהמקור נסרק בשלמותו.
- אדם נוסף בדק שהמקור זהה לקובץ וחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת משלו.
- הקובץ נשמר בארכיב דיגיטלי לפי הכללים שבנספח ז׳, עם מידע נלווה כמו סוג המסמך, מספר העוסק של מי שהוציא אותו, תאריך המסמך ומספרו.
יש גם תנאים לביעור עצמו, למשל שהדוח לאותה שנה כבר הוגש. צילום מהיר בטלפון לא עומד בכל אלה.
מה רואים בנתונים: רוב החשבוניות כבר מגיעות כקובץ
בדקנו את מסמכי ההוצאות שנאספו ב-OptiPay מינואר עד ספטמבר 2026. 93.2% מהם הגיעו כקובץ PDF ורק 6.6% כתמונה. 96.1% הגיעו במייל, 2.0% ב-WhatsApp ו-2.0% הועלו ידנית. חלוקת הערוצים מושפעת מכך שהמייל הוא הערוץ שרוב העסקים מחברים ל-OptiPay. אבל הצורה מדברת בעד עצמה: החשבונית הטיפוסית שעסק מקבל היא כבר קובץ, לא נייר.
ב-WhatsApp התמונה עדיין שולטת: 80.7% מהמסמכים שנשלחו שם היו תמונות, בדרך כלל צילום של חשבונית נייר. בקרב חשבוניות המס, 9.8% הגיעו כתמונה. אלה החשבוניות שאת המקור שלהן כדאי לשמור. תמונה יכולה להיות גם צילום מסך של חשבונית דיגיטלית. לכן זה גבול עליון ולא ספירה מדויקת של חשבוניות נייר.
צ'קליסט לחשבוניות דיגיטליות
- מאשרים קבלת מסמכים ממוחשבים מספקים קבועים. זה מקצר את הדרך מהספק אליכם.
- שומרים את הקובץ כפי שהגיע. את ה-PDF המקורי עם החתימה ולא רק הדפסה.
- בודקים שכתוב "מסמך ממוחשב" על חשבוניות שמגיעות כקובץ.
- חשבונית נייר: מצלמים לעבודה ושומרים את המקור.
- שומרים שבע שנים, דיגיטלי ונייר כאחד.
- מעבירים הכל לרואה החשבון, כולל חשבוניות שהגיעו בקישור ולא כקובץ מצורף.
איך OptiPay עוזרת
OptiPay אוספת את החשבוניות מ-Gmail, מ-Outlook ומ-WhatsApp ושומרת את הקובץ כפי שהגיע, לצד הנתונים שזוהו בו: הספק, הסכום, המע״מ, סוג המסמך ומספר ההקצאה כשיש. כך ה-PDF המקורי לא נשאר קבור בתיבת המייל. אפשר למצוא כל חשבונית בחיפוש. בעזרת סריקת חשבוניות ב-AI גם חשבונית נייר שצילמתם נקלטת עם הפרטים שלה. בסוף התקופה רואה החשבון מקבל את הכל מסודר, כפי שמתואר בעמוד OptiPay לרואי חשבון.
חשוב לדייק: OptiPay אינה ארכיב דיגיטלי מאושר לפי נספח ז׳. צילום של חשבונית נייר ב-OptiPay עוזר לעבוד ולא לאבד אותה, אבל את המקור עדיין שומרים.
שאלות נפוצות על חשבונית דיגיטלית
האם חשבונית שקיבלתי במייל תקפה?
כן, כשהיא נשלחה לפי הכללים. לפי סעיף 18ב להוראות ניהול פנקסי חשבונות, ספק רשאי לשלוח חשבונית כמסמך ממוחשב: קובץ שעליו כתוב בבולט "מסמך ממוחשב", שהופק אוטומטית ממערכת החשבונות שלו או נסרק וחתום בחתימה אלקטרונית לפי העניין. הוא רשאי לשלוח אותו רק למי שהסכים לקבל ממנו מסמכים ממוחשבים.
האם צריך להדפיס חשבונית דיגיטלית?
לא. להדפסה לבדה גם אין די. לפי סעיף 25(ג2) להוראות, מסמך ממוחשב שקיבלתם נשמר באמצעי אחסון ממוחשבים, בחתימה האלקטרונית שבה נחתם, כחלק ממערכת החשבונות. הדפסה מאבדת את החתימה. לכן שומרים את הקובץ עצמו.
מה זה הסכמה לקבלת חשבונית דיגיטלית?
לפי סעיף 18ב(ג), ספק שולח מסמך ממוחשב רק למי שהביע הסכמה לקבל ממנו מסמכים ממוחשבים, בכתב או באופן ממוחשב, לפני המסמך הראשון. ההסכמה תקפה עד שמבטלים אותה. הספק שומר אותה כחלק ממערכת החשבונות שלו.
האם צילום של חשבונית נייר מספיק?
בדרך כלל לא כתחליף למקור. כדי לשמור חשבונית נייר כמסמך סרוק ולבער את המקור, ההוראות דורשות בין השאר סימון "מסמך סרוק", חתימה אלקטרונית מאושרת שלכם, אדם נוסף שבדק וחתם וארכיב דיגיטלי לפי כללים שנקבעו. צילום בטלפון לא עומד בזה. לכן את מקור הנייר שומרים.
כמה זמן צריך לשמור חשבוניות?
לפי סעיף 25(ג) להוראות ניהול פנקסי חשבונות, שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנה, המאוחר מביניהם. זה חל גם על חשבוניות דיגיטליות, שנשמרות כקובץ.
לסיכום
חשבונית שמגיעה במייל היא חשבונית לכל דבר, כשהספק שלח אותה לפי הכללים ואתם הסכמתם לקבל ממנו מסמכים ממוחשבים. מה שקובע הוא איך שומרים אותה: את הקובץ עצמו, עם החתימה, שבע שנים. חשבונית נייר שצילמתם היא סיפור אחר. הצילום טוב לעבודה, אבל את המקור שומרים.
